Los cobros son una parte inevitable de tu proceso de comercialización. Hasta que no se efectúe el pago de la factura, el proceso no se ha terminado.

Y aunque, por muy diligentes que sean tus clientes o por muchas comprobaciones que realices, no todos pagarán de inmediato, y deberás implementar una gestión de cobranzas efectiva.

El coste de una agencia de cobros y de la implantación de nuevos protocolos puede ser prohibitivos para la mayoría de las empresas, por lo que gestionar estos procesos internamente es la mejor manera de reducir costes y agilizar las operaciones.

Sin embargo, muchas empresas evitan establecer un departamento de cobranzas sólido porque piensan que es difícil de gestionar, que requiere mucho tiempo y que es complejo. En realidad, la creación de un sistema de cobros es relativamente fácil una vez que se conocen los pasos necesarios.

Tanto si estás empezando con un pequeño número de clientes, como si quieres optimizar tus prácticas actuales, esta guía te ayudará a entender cómo gestionar los cobros de forma eficaz para que te paguen más rápido sin arruinarte.

Establece un proceso de gestión de cobranzas

Este proceso debe incluir la forma en que gestionas tus clientes y tus cuentas, cómo asignas los pagos y qué haces con la información que recoges de cada interacción.

En otras palabras, debes saber quién será responsable de qué, con qué clientes estás dispuesto a trabajar y qué tipo de documentación debes solicitar a cada persona.

Estas son algunas de las mejores prácticas que debes tener en cuenta a la hora de establecer tu proceso de cobranzas:

• Gestión de deudores: este proceso incluye la investigación inicial, la gestión y la resolución de las cuentas morosas. Es crucial gestionar adecuadamente estas cuentas porque representan una parte importante del riesgo financiero de tu empresa.
• Política de cobros: Toda empresa tiene una política de cobros, aunque no esté escrita. Tu política debe estar claramente definida para maximizar los cobros y minimizar el riesgo de alejar a tus clientes.
• Política de crédito – Aunque no seas una institución financiera o un proveedor de crédito, debes saber a quien le otorgas uno. Las políticas de crédito determinan con qué clientes estás dispuesto a trabajar en función de una serie de factores, como su situación financiera y su historial de pagos.

Reúne toda la información posible antes de tomar una decisión definitiva.

Es importante reunir la mayor cantidad de información posible antes de tomar una decisión sobre si se va a proceder al cobro.

Para tomar las mejores decisiones, debes saber lo siguiente:

• Datos de la cuenta: incluye el saldo total, los plazos, la fecha de emisión de la factura y el historial de pagos del cliente.
• Datos del cliente: incluye la situación financiera del cliente, su historial de pagos y un desglose de su capacidad financiera.
• Esfuerzos anteriores: Incluye la fecha en que se envió la primera comunicación, la fecha en que se enviaron las comunicaciones posteriores, el tipo de comunicación (escrita, verbal, etc.) y cualquier esfuerzo realizado para trabajar con el cliente.

Haz un seguimiento de quién paga, quién no lo hace y por qué

Un buen gestor de cobros no sólo hace un seguimiento de quién paga y quién no, sino también del motivo. Esto te ayudará a entender qué ha ido mal y a minimizar el tiempo que dedicas a perseguir a los morosos.

Estos son algunos de los aspectos que deberás analizar:

• Cuentas por cobrar: El tiempo que tarda en pagarse una factura.
• Deudas incobrables: El importe total de las facturas que no se han pagado.
• Tasa de morosidad: Porcentaje que se calcula dividiendo el importe de la morosidad por el importe total de las facturas emitidas.
• Historial de pagos: El número de veces que un cliente ha pagado a tiempo, su importe medio de pago y el número de veces que ha pagado con retraso.
• Condiciones de venta: Un desglose de las condiciones de venta específicas, incluyendo descuentos, incentivos y tipos de pago.

Comunícate con tus clientes en el momento correcto.

La comunicación es clave cuando se trata de cobrar cuentas morosas. No hay que ser demasiado agresivo, pero tampoco hay que dejar que la situación se agrave demasiado.

Para sacar el máximo partido a tu dinero, debes tomar la decisión de comunicarte con tus clientes lo antes posible.

Estos son los mejores momentos para ponerte en contacto:

• Dentro de las 24 horas siguientes a la fecha de la factura: Este es el plazo más importante para la comunicación, independientemente del sector.
• Alrededor de la fecha de vencimiento de un pago: Tanto si el cliente ha pagado a tiempo como si no, es importante hacerle saber que se acerca la fecha.
• En el punto de venta – Si un cliente hace un pedido con tarjeta de crédito, es importante procesar el pedido pero también comunicarle las condiciones de venta y las expectativas.

Gestiona tu riesgo con análisis en tiempo real.

Como gestor de cobro, tienes la oportunidad de utilizar análisis en tiempo real para gestionar tu riesgo.

Desde el momento en que emites una factura, debería supervisar tus datos para entender qué cuentas están en riesgo y por qué.

También deberías supervisar el estado de tus cuentas por cobrar para comprender la rapidez o la lentitud con la que se están cobrando.

Los mejores en gestión de cobranzas utilizan los datos para gestionar su riesgo. He aquí algunas formas de hacer lo mismo:

• Identificar las cuentas en riesgo: Al monitorear tus cuentas por cobrar, puedes identificar las cuentas que están en riesgo de convertirse en deudas incobrables.
• Priorizar las cuentas: Una vez que sepas qué cuentas están en riesgo, es importante priorizarlas para poder centrar tus esfuerzos en las que tienen más probabilidades de ser pagadas a tiempo.
• Comprender las razones de los riesgos: Una vez que identifiques las cuentas que están en riesgo, puede utilizar esta información para modificar tu estrategia de cobranza.

No hay duda, los cobros son una parte importante de la estrategia financiera de tu empresa. Sin embargo, no tienes que dejar que consuman tu negocio.

Si aplicas las mejores prácticas descritas en esta guía para la gestión de cobranzas, podrás reducir el tiempo que dedicas a perseguir los impagos y aumentar el número de clientes que pagan a tiempo.