La gestión de inventarios es una tarea crucial para cualquier empresa que maneje productos. Una mala gestión de inventarios puede suponer desde una falta de liquidez asfixiante hasta problemas en la producción. En este artículo trataré de contarte, desde nuestra experiencia, cómo mejorar tu gestión de inventario y esquivar todas estas malas consecuencias.

¿Qué es la gestión de inventarios?

En palabras simples, la gestión de inventarios es el proceso de supervisar y controlar el flujo de los productos desde la llegada hasta su salida. Esto incluye el seguimiento de los productos, su almacenamiento y distribución.

Gestionar el inventario de tu negocio implica que puedas controlar el flujo de entrada y salida de los productos, para que mantengas un registro preciso de la cantidad de productos disponibles en un momento determinado.

Ahora bien, la magia ocurre cuando logras mantener el equilibrio entre el costo del inventario y la disponibilidad del producto para satisfacer la demanda del cliente. No es cosa fácil, pero para eso estamos aquí.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

Antes de saber cómo solucionar el problema, debes preguntarte por qué necesitas hacerlo, eso te abrirá un campo de visión y mejora que antes no tenías. Entonces, a continuación, profundizaré en las razones por las cuales es importante la gestión de inventario para tu negocio:

Evita la sobreproducción: Cuando no tienes una gestión adecuada de tu inventario, puedes terminar produciendo demasiado, lo que resulta en una pérdida de recursos y capital. Además, también te puede llevar a la acumulación de productos obsoletos que ya no se venden, lo que resulta en una pérdida aún mayor.

• Reducción de costos: Puedes reducir costos al evitar la compra innecesaria de materiales y evitar el almacenamiento excesivo de inventario. Esto también reduce el costo de espacio de almacenamiento, seguros y otros gastos relacionados con la gestión de inventario.
• Mejora la satisfacción del cliente: Garantizando que siempre tengas suficiente inventario para cumplir con la demanda de tus clientes, puedes asegurarte de que siempre puedan comprar tus productos cuando los necesitan.
• Optimiza la cadena de suministro: Al tener una adecuada gestión de inventario, puedes hacer pedidos a tus proveedores con anticipación y recibirlos a tiempo, lo que permite cumplir con los plazos de entrega y garantizar la calidad del producto. En otras palabras, puedes mejorar la eficiencia en la cadena de suministro y ahorrar en el proceso.
• Toma de decisiones más informada: Con una buena gestión de inventario, puedes tener una visión clara de los niveles de inventario, la rotación de productos y los costos asociados. Esto te permite una toma de decisiones más informada sobre la producción, las compras y la venta de productos.

Consecuencias de una mala gestión de inventario

Lo bueno y lo malo convergen en algún punto, y esta no es la excepción. Así como debes tener en cuenta las razones por las que es importante una buena gestión de inventario, ahora te mostramos algunas de las consecuencias que, a menudo, vemos por una mala gestión y de las que debes huir.

• Falta de liquidez: Si tienes demasiado stock en tus almacenes, tu dinero está atado a los productos almacenados, lo que puede causar problemas de flujo de efectivo y falta de liquidez.
• Pérdida de cuota de mercado: Si tu empresa tiene problemas constantes de muy poco inventario, tu competencia podría suplirte y cumplir con la demanda de tus clientes. No puedes darte el lujo de perder ventas por un fallo en el cálculo de tu inventario.
• Pérdidas por obsolescencia: Los productos obsoletos o que tienen una fecha de caducidad corta pueden ser un gran dolor de cabeza para ti. Si compras o produces demasiado y ese producto no se vende, tendrás pérdidas financieras significativas para tu negocio.
• Costos de almacenamiento excesivos: Un exceso de inventario tiene problemas asociados, entre ellos los costos de almacenamiento, gastos de logística y transporte, entre otros. Una mala gestión de inventario puede dejarte sin margen de utilidad.
• Tiempos de entrega prolongados: No hay nada más irritante que esperar y en los negocios, eso tiene un alto precio. Cuando cierras una venta te comprometes a cumplir ciertas condiciones, al no tener suficiente inventario y/o haber calculado mal el tiempo de reposición del inventario, caes en la insatisfacción y pérdida de clientes por no cumplir con sus expectativas de entrega.
• Problemas de planificación de la producción: Si no tienes una gestión de inventario adecuada, puede ser difícil planificar la producción de manera eficiente. La falta de información confiable sobre el inventario disponible puede causar retrasos en la producción y problemas con la cadena de suministro.

¿Cómo hacer una buena gestión de inventario?

Ahora sí, la pregunta del millón: Cómo hacer una buena gestión de inventario. Pues bien, aunque existen muchas técnicas para el control de inventario, en esta ocasión nos enfocaremos en los lineamientos generales que te permitirán una gestión de inventario adecuada.

Para realizar una buena gestión de inventarios, es importante tener en cuenta varios aspectos clave. A continuación te brindaré un paso a paso que puedes implementar en tu empresa desde ya:

1. Establece un sistema de clasificación: Para poder llevar un control efectivo de tus inventarios, es importante que los clasifiques. Puedes hacerlo por categorías, como productos terminados, materias primas, insumos, etc. También puedes utilizar códigos de barras o números de serie para identificar cada producto.
2. Determina la cantidad óptima de inventario: El objetivo de la gestión de inventarios es tener la cantidad justa de productos en el momento adecuado. Para lograrlo, debes determinar la cantidad óptima de inventario, lo cual se logra a través del análisis de la demanda, el tiempo de entrega y el costo de mantenimiento del inventario.
3. Establece procesos y procedimientos: Debes establecer procesos y procedimientos claros para el manejo del inventario. Es importante que cada vez que se reciba o se entregue un producto, se registre en el sistema. Asimismo, debes establecer quiénes son los responsables del inventario y qué acciones se deben tomar en caso de pérdida o daño.
4. Utiliza herramientas tecnológicas: Actualmente, existen diversas herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a llevar un control efectivo de tus inventarios, como software de gestión de inventarios, lectores de códigos de barras, entre otros. Utilizar estas herramientas puede facilitar enormemente la gestión de tus inventarios.
5. Haz un seguimiento constante: La gestión de inventarios no es algo que se hace una vez y se olvida. Debes hacer un seguimiento constante de tus inventarios para asegurarte de que se estén cumpliendo las metas establecidas y para tomar decisiones oportunas en caso de que sea necesario ajustar la cantidad de inventario.
6. Capacita a tu equipo: Por último, pero no menos importante, es fundamental que capacites a tu equipo en la gestión de inventarios. Todos los involucrados en el manejo de los inventarios deben conocer los procesos y procedimientos establecidos, así como la importancia de llevar un control efectivo de los inventarios.

¿Cuáles son los KPIs importantes en la gestión de inventario?

Los KPI (Indicadores Clave de Desempeño) son esenciales para evaluar la gestión de inventarios. Los más importantes son el nivel de stock, el tiempo de rotación del inventario, la tasa de cumplimiento del pedido y el costo de mantener el inventario.

Estos indicadores son importantes para evaluar la eficiencia de la gestión de inventarios y tomar decisiones en consecuencia.

• El nivel de stock se refiere a la cantidad de productos en inventario en un momento determinado. Si tienes demasiado, puede ser que tengas problemas de espacio y falta de liquidez, y si tienes muy poco, puede ser que no puedas cumplir con la demanda de tus clientes.
• El tiempo de rotación del inventario es el tiempo que tarda un producto en salir del almacén y ser vendido. Si es muy alto, es posible que estés manteniendo productos que no se venden, lo que aumenta el costo de mantener el inventario. Por otro lado, si es muy bajo, puede ser que estés dejando pasar oportunidades de venta.
• La tasa de cumplimiento del pedido mide la proporción de pedidos que se entregan correctamente en el plazo establecido. Si esta tasa es baja, es posible que estés perdiendo clientes por falta de confianza.
• El costo de mantener el inventario incluye el costo de almacenamiento, seguro, depreciación y otros gastos asociados. Este costo debe ser lo más bajo posible para maximizar la rentabilidad de tu negocio.

¿Qué decisiones puedo tomar con los datos de mi inventario?

La toma de decisiones basada en los datos de inventario puede ayudar a optimizar la gestión y mejorar la rentabilidad empresarial. Con los datos de inventario se pueden tomar decisiones importantes, aquí te dejamos algunas ideas de lo que podrías hacer al tener claras tus métricas de gestión de inventarios:

En resumen, la gestión de inventarios no solo es importante para asegurarse de tener suficientes productos para satisfacer la demanda, sino que también proporciona información valiosa que se puede utilizar para tomar decisiones estratégicas que impactan en la rentabilidad y el éxito de la empresa.

¿Cómo influye la gestión de inventarios en la rentabilidad empresarial?

Una buena gestión de inventarios puede ayudar a evitar pérdidas debido a la obsolescencia o el vencimiento de los productos, evitar la pérdida de ventas debido a la falta de stock, y mantener el nivel de stock adecuado para satisfacer la demanda del cliente. Además, una buena gestión de inventarios puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento y mantenimiento del inventario.

Para evitar estos problemas, es necesario que mantengas un equilibrio entre la cantidad de productos en stock y la demanda del mercado. Si el inventario es demasiado alto, puedes incurrir en costos de almacenamiento y mantenimiento excesivos, y si el inventario es demasiado bajo, puedes enfrentar escasez de productos y pérdida de ventas.

Por eso es importante establecer procesos para el seguimiento y actualización del inventario de manera periódica, identificar tus KPIs críticos para medir y evaluar el desempeño de la gestión de inventarios, y tomar decisiones importantes basadas en los datos de inventario para mejorar la rentabilidad de la empresa.